Solicitudes y contactos
Registro y clasificación de nuevas solicitudes y creación de tareas de seguimiento.
Automatización de procesos para empresas
Reducimos las tareas manuales, conectamos los programas que ya utilizas y organizamos la información que llega a tu negocio, para que dediques menos tiempo a copiar y reenviar datos.
Cuéntanos tu proyectoCorreo recibidoLa factura entra en el buzón definido para el proceso.
Ejemplo ilustrativo
Situaciones habituales
Procesos concretos que suelen consumir tiempo antes de poder atender el trabajo principal.
Copiar datos de correos a programas.
Registrar a mano las solicitudes que llegan por la web o las redes.
Preparar repetidamente presupuestos, contratos o informes.
Comprobar estados en varios programas distintos.
Reenviar información entre personas o departamentos.
Realizar seguimientos administrativos manuales.
Qué podemos automatizar
Los ejemplos muestran procesos que pueden automatizarse. Cada solución se define según el funcionamiento real de tu negocio y las herramientas que utiliza.
Presupuestos
Avisos cuando un presupuesto lleva cierto tiempo sin respuesta.
Documentos y facturas
Lectura, clasificación y preparación de datos para su registro o revisión.
Comunicaciones internas
Avisos relacionados con el estado de un trabajo o proceso.
Actualizaciones entre sistemas
Intercambio y sincronización de información cuando las aplicaciones permiten integrarse.
Avisos periódicos
Vencimientos, revisiones, renovaciones y otras tareas programadas.
¿Automatizar o desarrollar una herramienta propia?
Si los programas que utilizas funcionan bien y únicamente necesitas que intercambien información, una integración o automatización puede resultar suficiente.
Si no dispones de una herramienta adecuada para gestionar el proceso, puede ser preferible desarrollar una aplicación de gestión.
La elección depende del caso, de las posibilidades técnicas, del coste y del mantenimiento.
Ver software de gestión a medidaUna factura que llega por correo
Ejemplo ilustrativo
Una factura de proveedor llega por correo electrónico. Sus datos pueden extraerse y prepararse para registrarlos en el programa de facturación. Antes de confirmarlos, una persona comprueba la información y revisa los casos en los que faltan datos.
- Correo recibidoLa factura entra en el buzón definido para el proceso.
- Lectura de datosSe preparan proveedor, fecha, número e importes para su revisión.
- Validación humanaUna persona comprueba la información y resuelve los casos incompletos.
- RegistroLos datos confirmados se preparan para el programa de facturación.
Inteligencia artificial cuando aporta valor
La inteligencia artificial puede ayudar en tareas que requieren interpretar información, como clasificar documentos o extraer determinados datos.
Cuando una tarea sigue reglas claras, muchas veces puede resolverse sin inteligencia artificial, mediante un proceso más sencillo y predecible.
En operaciones sensibles, como las relacionadas con facturación o datos personales, puede ser necesaria una revisión humana antes de confirmar el resultado.
Cómo se plantea una automatización
Analizar el proceso
Comprender qué tareas se realizan, qué información utilizan y qué herramientas intervienen.
Comprobar las conexiones
Evaluar qué permite hacer cada aplicación y las limitaciones técnicas que existan.
Definir funcionamiento y excepciones
Establecer qué se automatiza, cómo se validan los datos y qué ocurre cuando un caso no sigue el proceso previsto.
Los registros de errores, las alertas, la supervisión y el mantenimiento se definen según el alcance contratado. Las conexiones pueden necesitar ajustes si cambian los sistemas externos.
Cómo trabajamosPreguntas frecuentes
¿Tengo que cambiar mis programas?
No necesariamente. Primero evaluamos si los que ya utilizas pueden conectarse o aprovecharse mejor.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
Especialmente las que se repiten y siguen un procedimiento definido: registrar datos, enviar avisos, crear tareas, transferir información o preparar documentos.
¿Cuánto cuesta?
Depende de los pasos del proceso, los sistemas implicados, la complejidad y los servicios externos necesarios. Se prepara una propuesta después de analizar el caso.
¿Qué ocurre si falla una automatización?
Se acuerda cómo se detectarán y gestionarán los fallos. El nivel de registros, alertas y supervisión depende del alcance contratado.
¿Puede utilizarse inteligencia artificial?
Sí, cuando resulta útil para tareas concretas que requieren interpretar información. Su utilización debe justificarse por la necesidad, no por incorporar una tecnología.
¿Estarán protegidos mis datos?
Las medidas de seguridad y el tratamiento de datos se definen según el proyecto, los sistemas participantes y los requisitos aplicables.
Cuéntanos tu proyecto
Cuéntanos qué tarea te quita más tiempo y con qué programas la haces.